משרדים רבים עוברים מעת לעת למשרדים קטנים יותר, גדולים יותר או במיקומים אחרים על פי הצורך העסקי שלהם. העברה של משרדים אינה עניין של מה בכך ויש לבצע היערכות מתאימה, כדי שמהלך זה יסתיים בהצלחה.
הכנות לקראת מעבר משרד
השינוי במיקום הפיזי של המשרד הוא הזדמנות מעולה לעשות סדר בציוד של כל עובד, כדי להעביר למשרד החדש את הפריטים הנחוצים בלבד. לכן כל עובד מקבל הנחיות מתאימות והוא מבצע סריקה של מסמכים רבים, כדי לא לסחוב קלסרים מיותרים. הוא משאיר רק מסמכים מקוריים שהם אקוטיים לעסק ומלבד זאת גורס מסמכים שהם כבר לא רלוונטיים.
לגבי המחשוב, כל עובד מודיע אם הציוד שלו תקין או אם יש צורך במחשב חדש, מקלדת וכו'. בדרך זו משאירים במשרד הישן גם את כל המחשוב ומערך התקשורת הישן וציוד זה מועבר למחזור.
תיאום יום ההובלה
מתאמים את יום ההובלה למועד שבו המשרדים החדשים כבר נקיים, מערך המחשוב החדש פעיל וכך העובדים יכולים לעבוד שם מיד לאחר ההעברה. לקראת יום ההובלה, כל עובד מארגן את חפציו ואורז אותם בארגזים מאסיביים. על גבי כל ארגז הוא מדביק מדבקה אשר בה רשום שמו של העובד, המחלקה אליה הוא משויך והמיקום שבו יהיה החדר שלו, כמו לדוגמה קומה 17 חדר 107.
חברת הובלה אמינה
לצורך הובלת משרדים חשוב לקבל המלצה או חוות דעת מקולגות שנעזרו בחברת הובלות אשר ביצעה את הובלת המשרדים באופן אמין ואחראי ולכן כדאי לזמן אותם לתאריך הרלוונטי. יש לתאם מראש את מועד העברת הארגזים הריקים למשרד וכך יהיו לעובדים את כל כמות הארגזים לצרכי אריזה ולא יהיו עיכובים שנובעים מחוסר בארגזים.
ההובלה בפועל
קיימות כמה שיטות של הובלה והדבר תלוי במיקומו של המשרד הנוכחי ובמיקומו של המשרד החדש. יש משרדים שממוקמים במבנים שיש בהם מעליות פעילות ולכן מעלים או מורידים את כל הציוד בדרך זו. אם מדובר במבנים ישנים יחסית שהם ללא מעלית, מורידים או מעלים את הציוד באמצעות העובדים. הדבר לוקח זמן רב ומצריך כמות גדולה של סבלים, כדי לטפל בכמויות גדולות של ריהוט, ציוד וארגזים.
דרך נוספת אשר משתמשים בה רבות לאחרונה היא הובלה באמצעות מנוף. מדובר במנוף אשר יש עליו רמפה ואפשר באמצעותו להוריד ולהעלות במהירות את כל תכולת המשרד. מדובר בצעד יעיל ונוח מאד הן עבור הוצאת כל הפריטים הנחוצים מהמשרד כדי לא להיות תלויים בעובדים ובזמינותה של המעלית. כל הציוד נקשר על הרמפה וכל ההובלה מסתיימת תוך פרק זמן קצר יחסית.
העובדים מעבירים כל ארגז וכל מוצר למיקומו החדש על פי המדבקות וכך כל עובד מטפל בחפצים שלו ומסוגל לחזור לעבודה.
Be the first to comment